Exigences pour les parajuristes concernant l’identification des clients et la vérification

La partie III du Règlement administratif 7.1 comporte quatre exigences principales.

  • Identification des clients et de certains tiers
  • Vérification de l’identité du client et de certains tiers
  • Conservation de documents
  • Retrait d’un dossier dans certaines circonstances

Identifier le client oblige à obtenir certains renseignements fondamentaux sur lui ou sur elle et sur tout tiers donnant des directives ou ayant l’autorité de donner des directives à votre client, comme le nom et l’adresse. Vous devez obtenir ces renseignements chaque fois que vos services sont retenus pour fournir des services juridiques à un client à moins qu’il n’y ait une exemption.

Vérifier l’identité d’un client ou d’une cliente signifie littéralement regarder un document d’identification original d’une source indépendante afin de vous assurer que vos clients et tout tiers sont qui ils disent être. Vous ne devez vérifier l’identité de vos clients et de tiers que si vous êtes engagés dans des activités liées à des virements de fonds, autrement dit, si vous vous engagez ou donnez des directives à l’égard de paiement, réception ou virement de fonds. Vous n’êtes pas tenu d’identifier ou de vérifier l’identité de votre client et de tiers dans toutes les situations.

Le règlement administratif contient certaines exemptions qui sont décrites dans les questions et réponses dans l’annexe 8. Pour déterminer si vous devez vérifier l’identité ou si une exemption s’applique, vous devez étudier chaque virement de fonds séparément. Par exemple, si vous agissez pour un client et que vous recevez ces fonds d’un tiers et que vous verserez plus tard ces fonds à votre client, vous devez tenir compte de la réception et du paiement de fonds séparément. Les deux opérations devraient être exemptées pour que vous n’ayez pas à vérifier l’identité de votre client.

Pour déterminer si vous devez vous conformer à l’exigence d’identification du client et à la vérification, tenez compte de ce qui suit.

1. A-t-on retenu vos services juridiques?

Le cas échéant, vous devez identifier votre client et tout tiers qui donne des directives à votre client ou qui a l’autorité de le faire à moins qu’une exemption s’applique.

2. Are you engaging in or instructing with respect to the receipt, payment or transfer of funds?

Le cas échéant, vous devez identifier votre client et tout tiers qui donne des directives à votre client ou qui a l’autorité de le faire à moins qu’une exemption s’applique.

3. Si vous êtes tenu de vérifier l’identité d’une organisation, vous devez aussi vérifier l’identité du particulier qui donne les directives au nom de l’organisation et vous devez faire des efforts raisonnables pour obtenir certains renseignements permettant l’identification des administrateurs de l’organisation et de certains actionnaires.

4. Si vous êtes tenu de vérifier l’identité d’un particulier que vous ne rencontrez pas en face à face, vous devez obtenir une attestation d’un commissaire à l’assermentation ou d’un répondant ou un mandataire doit vérifier l’identité en votre nom.

Les documents suivants fournissent des détails pour aider les parajuristes à appliquer les exigences relatives au Règlement administratif no 7 :

Annexe 1 - Étapes pour identifier les particuliers et les organismes.

Annexe 2 -Étapes pour vérifier l’identité d’un particulier.

Annexe 3 - Étapes pour vérifier l’identité d’un organisme.

Annexe 4 - Modèle d’attestation pour vérifier l’identité d’un particulier qui est présent au Canada et que vous ne rencontrez pas en face à face.

Annexe 5 - Modèle d’entente pour retenir un mandataire afin de vérifier en votre nom l’identité d’un particulier qui n’est pas présent au Canada.

Annexe 6 - Modèles de formulaires

Annexe 7 - Étapes pour aider les parajuristes à se conformer aux exigences d’identification de clients et de vérification

Annexe 8 - Questions et réponses